Om online diensten van de overheid te kunnen gebruiken, heeft u eHerkenning nodig. Wilt u daarvan optimaal gebruik maken? Volg dan de volgende zeven stappen.
1. Het juiste middel kiezen
Wanneer een gemeente zich bij uw diensten online moet kunnen authentiseren, gebeurt dit via eHerkenning. Om dit te kunnen implementeren, is een eHerkenningsmakelaar nodig. Deze zorgt ervoor dat eHerkenning in uw applicatie werkt. Voor landelijke online diensten hoeft u dit niet voor uw inwoners te regelen. Wanneer gemeenten zelf gebruik maken van landelijke online diensten, hebben ambtenaren één of meer eHerkenningsmiddelen nodig. Daarbij geldt dat per inwoner één middel nodig is. eHerkenningsmiddelen zijn aan te schaffen bij een eHerkenningsmakelaar.
2. Het niveau en de geldigheidsduur kiezen
Hoe hoger het niveau van eHerkenning, hoe meer bevoegdheid een gebruiker van het middel heeft. De aanbieder van de dienst bepaalt het benodigde niveau; de opties voor geldigheid zijn 1, 3 of 5 jaar.
3. Het regelen van backup bij afwezigheid
eHerkenningsmiddelen zijn persoonsgebonden: per middel wordt één persoon gemachtigd die mag inloggen op de landelijke dienst en transacties kan verrichten. De eHerkenningsleverancier registreert deze machtiging, waarmee het middel onoverdraagbaar wordt. Dat betekent dat er minstens twee medewerkers een bepaalde machtiging moeten hebben, zodat er altijd toegang is als één van de twee bevoegden afwezig is.
4. Het kiezen van de juiste machtigingen
Bij de aanvraag van het eHerkenningsmiddel moet ook gelijk aangegeven worden voor welke diensten een medewerker gemachtigd moet zijn. Zorg dat u weet welke diensten bij welke handeling horen, en dat u het juiste betrouwbaarheidsniveau aanvraagt.
5. Het regelen van tekenbevoegdheid
eHerkenningsmiddelen voor medewerkers zijn alleen aan te vragen door tekenbevoegden. Deze persoon staat ingeschreven in het Handelsregister als bewindvoerder, meestal de burgemeester of gemeentesecretaris. Voor één persoon zijn al deze aanvragen te veel werk, dus is het belangrijk dat de tekenbevoegdheid intern wordt geregeld en een machtigingenbeheerder wordt aangesteld. Deze heeft daarvoor eHerkenningsmiddel niveau 4 nodig.
6. Het beheren van machtigingen
Aanvragen voor de juiste machtigingen indienen is één ding: het is ook belangrijk dat machtigingen goed worden beheerd. Dus: wie heeft waar op welk moment toegang toe, wie treedt er uit dienst, wie verandert er van functie, en welke machtigingen moeten daarom worden ingetrokken. Bij de meeste gemeenten is dit iemand van personeel en organisatie.
7. Het regelen van facturatie
Wanneer voor een eHerkenningsmiddel niet betaald wordt, verloopt een middel en moet het helemaal opnieuw worden aangevraagd. Het is daarom belangrijk dat de leverancier weet aan wie de facturen geadresseerd moeten worden, en dat de inkoopafdeling weet dat er facturen voor kunnen binnenkomen.
