KvK inschrijving & aangepaste controles
voor kerkgenootschappen
Digitaal zakendoen met de overheid levert kopzorgen op voor veel kerkgenootschappen in Nederland. Het voornaamste probleem is dat kerkgenootschappen, net als vakbonden en
politieke organisaties, aan extra privacy regels gebonden zijn. In het handelsregister van de
Kamer van Koophandel (KvK) staan daarom geen kerkbestuurders genoteerd. Bovendien
zijn er zo’n 4500 kerken in Nederland die nog helemaal niet geregistreerd staan in het
handelsregister van de KvK.
Inschrijven KvK voor kerkgenootschappen
Wanneer u digitaal zaken wilt doen met bijvoorbeeld het UWV of de Belastingdienst, dan
heeft u eHerkenning nodig op betrouwbaarheidsniveau 3. Om eHerkenning aan te vragen
dient uw kerkgenootschap wel ingeschreven te staan bij de KvK. Het Interkerkelijk Contact in
Overheidszaken (CIO) is bezig om alle kerkgenootschappen die nog niet zijn ingeschreven
bij de KvK, gezamenlijk in te schrijven. Hiermee probeert het CIO te voorkomen dat al deze
kerken zich individueel bij de balie van de KvK moeten melden.
Extra controle bij aanvraag eHerkenning namens kerkgenootschap
Aan het reguliere aanvraagproces van eHerkenning zijn bepaalde controles verbonden. Er
wordt onder andere gecontroleerd op de bevoegdheid van de opgegeven wettelijk
vertegenwoordiger. Deze controle voeren wij uit via de koppeling met het handelsregister
van de KvK. Bij kerkgenootschappen werkt dit iets anders, de KvK is -zonder toestemming – namelijk niet bevoegd om de vertegenwoordigers van kerkgenootschappen te publiceren. In deze situatie kunnen wij niet
via de reguliere aanmeldprocedure controleren of de aanvraag is voorzien van de juiste
handtekeningen. Als u dus namens een kerkorganisatie eHerkenning aanvraagt, dient u extra documentatie mee te sturen, hierbij kunt u kiezen uit twee opties:
Optie 1. Controle mandaten bestuursleden op basis statuten.
Dit is de meest gangbare optie. Hier dient u het volgende voor aan te leveren:
– Alle bestuursleden moeten de aanvraag ondertekenen;
– De (wettelijk) vertegenwoordiger van het kerkgenootschap moet statuten overleggen waarin het mandaat van de bestuursleden is opgenomen;
– Notulen van vergaderingen waaruit duidelijk de geclaimde bevoegdheid blijkt. Een alternatief hiervoor is een formele brief van de koepelorganisatie van het kerkgenootschap, zoals deze bij de KvK staat
beschreven. Deze formele brief moet het bestaan van het kerkgenootschap en de bestuurssamenstelling daarvan bevestigen;
– Alle bestuursleden aangevuld met kerkleden, tot minimaal vijf leden, van de betreffende kerk dienen een verklaring (download) te ondertekenen waaruit de bevoegdheid van de wettelijk vertegenwoordiger blijkt.
Optie 2. Controle mandaten op basis gewaarmerkt document notaris
Deze optie wordt minder vaak gebruikt. Hier dient u het volgende voor aan te leveren:
– Alle bestuursleden moeten de aanvraag ondertekenen;
– De (wettelijk) vertegenwoordiger van het kerkgenootschap moet een door een notaris gewaarmerkt statuut overleggen waarin de wettelijk vertegenwoordigers (bestuursleden) en hun mandaat zijn opgenomen.
